(Arabic version)

Cybercity, Ebene, Mauritius

The AFRINIC Board of Directors held a Board Retreat in Mauritius from 19-26 August 2019 in Mauritius during which they discussed a number of items. They also attended AfPIF-10 (20-22 August 2019) meeting during which they met and engaged with a number of members and stakeholders.

The following Board Members attended the Retreat:

1. Dr. Christian D. Bope (Central Africa and Board Chairman)
2. Mr. Robert Nkusi Ford (Eastern Africa and Board Vice-Chairman)
3. Prof. Habib Youssef (Northern Africa)
4. Dr. Emmanuel Adewale Adedokun (Western Africa)
5. Mr. Subramanian Moonesamy (Indian Ocean)
6. Mr. Vika William Mpisane (Southern Africa)
7. Mr. Seun Ojedeji (Non-Regional Africa)

Absent with apology:

• Mr. Serge Ilunga (Non-Regional Africa)

The retreat was also attended by Mr. Patrisse Deesse (Interim Chief Executive Officer), and Mr. Ashok Radhakisoon (the Legal Advisor).

Thus having completed the Board Retreat, the Board would like to communicate the following information and decisions made during its final meeting held at the AFRINIC Head Office on 26 August 2019. The Board acknowledges challenges facing AFRINIC and is working on a holistic approach to effectively tackle them. The approach will be communicated to members in due course. The Board has taken the following actions:

1. The Board decided that it will release a comprehensive quarterly communique detailing its activities and achievements. The communique will further address issues raised by the community and other stakeholders as well as matters affecting AFRINIC. This is in addition to any communique that it deems necessary to address emerging and urgent matters.
2. The Board had a webinar on 26 August 2019 from 09:00 am to 10:00 am UTC. The webinar was part of efforts to engage more with the community through the Board’s Community Engagement initiative whose first session was held in Kampala, Uganda, during the Africa Internet Summit 2019 (AIS19). The webinar was thus a follow-up on the Town Hall/Board Community Engagement session held on 20 June 2019 at AIS19. The webinar allowed those not in Kampala and others to share their views with the Board on challenges facing AFRINIC. The concerns were also captured in the Report on the AFRINIC meeting Open Mic session moderated by the Internet Society, Africa Region Bureau, staff. The report has already been shared with the community. Broadly, the Board discussed with the community various challenges facing AFRINIC, and how to resolve them. Specifically, the Board discussed and agreed on the following items:
   • The Board is reviewing the Organisational Policy Index, identifying internal and public policies as well as agreeing on which policies ought to be published online for community members.
   • The Board has reviewed and revoked resolution 201411.211 on confidentiality of information discussed within the Board to allow for better and open interactions and engagements between the Board and community members. Board members agreed that Resolution 201411.211 may hinder Directors in their fiduciary duties, and thus resolved that it shall no longer apply in future discussions/deliberations. However, any discussions that took place prior to the revocation of Resolution 201411.211 shall still be covered by its provisions.
   • A Conflict of Interest Policy is now in place. All the Directors shall be bound by the Policy as per the provisions of Resolution 201906.499 which required directors to declare any conflicts of interest.
   • The Board consulted the Community at Large on the contents of the next Strategic Plan, a process already underway. The timelines will be shared with the community in due course. The current Strategic Plan (2016-2020) is coming to an end, and the Board is keen to have a new one in place as soon as possible. Once again, the community will be invited to contribute to the contents of the next Strategic Plan as the Board seeks to develop and implement a more inclusive and participatory approach to its work. This is aimed at advancing transparency, accountability and trust between the Board, AFRINIC staff, and the Community.
   • There is a Board Liaison to the Governance Committee, and the community is encouraged to engage directly with the Governance Committee on matters of concern.
   • The Governance Committee is working on reviewing the current Bylaws.
   • The Legal Counsel did not mean to encourage the community to go to court on matters relating to the Annual General Members Meeting (AGMM). He merely meant to clarify that members are free to seek legal redress as per the Companies Act on matters relating to holding an AGMM.
   • The Election and NomCom guidelines will be reviewed.
   • A report on the elections of 2019 will be shared with the community in due course.
3. The Board is currently working on election guidelines whose draft will be ready for circulation in October 2019. The community will be allowed one month to review the contents of the election guidelines. During this period, feedback/comments from the community will be welcome. The feedback/comments will be incorporated into a draft to be shared further with members during the next AFRINIC 31 meeting scheduled for Luanda, Angola, on 2-6 December 2019. The views from the members present at the meeting, and those attending remotely will also be incorporated into the final document to be approved by the Board and released after the AFRINIC 31 meeting.
4. The Board has launched the Stakeholder Engagement initiative. This will ensure and encourage regular and effective interactions and meetings between various stakeholders and the Board.
5. The Board has created an email address to specifically address community affairs requiring the Board’s urgent attention and intervention. The Board will undertake to respond to any emails addressed to it via the address within five working days. This is to ensure that the community and other stakeholders receive timely responses and interventions to any urgent matter addressed to the Board. The email address is: board.enquiry@afrinic.net
6. The Board members present at the retreat were trained on Board Performance Evaluation. The training is aimed at improving the Board members’ capacity, efficiency and effectiveness in their oversight role and evaluation of AFRINIC’s policies and operations. The training was conducted by facilitators from the Mauritius Institute of Directors.
7. The Board has constituted a Technical Committee within the Board to address all technical matters.
8. The recruitment process of the next AFRINIC CEO is ongoing. The Board promises to strictly observe the revised timelines shared with the community on 17 August 2019. Please see the timelines at https://afrinic.net/2019-08-17-revised-timelines-for-afrinic-ceo-search.
9. The Board discussed a letter written to it by za Domain Name Authority (ZADNA) on the board membership of Mr. Vika William Mpisane who represents the Southern Africa region. It was agreed that the termination of Mr. Mpisane’s employment as the Chief Executive Officer of ZADNA does not affect his status as an AFRINIC Board member. Besides, Mr. Mpisane was legitimately elected to serve on the Board by AFRINIC members, and the Board strictly adheres to its Bylaws which deal with both the election and removal of any Board member.

Signed

Dr. Christian D. Bope
Chairman, AFRINIC Board of Directors

Cybercity ، Ebene 

عقد مجلس إدارة AFRINIC اجتماع مجلس الإدارة في موريشيوس في الفترة من 19-26 أغسطس 2019 في موريشيوس ناقشوا خلالها عددًا من العناصر. كما حضروا اجتماع AfPIF-10 (20-22 آب / أغسطس 2019) الذي التقوا خلاله وتفاعلوا مع عدد من الأعضاء وأصحاب المصلحة.

حضر أعضاء مجلس الإدارة التاليون التراجع:

1. الدكتور كريستيان د. بوب (وسط إفريقيا ورئيس مجلس الإدارة)
2. السيد روبرت نكوسي فورد (شرق إفريقيا ونائب رئيس مجلس الإدارة)
3. الأستاذ حبيب يوسف (شمال إفريقيا)
4. د. إيمانويل أديويل أديكون (غرب إفريقيا)
5. السيد سوبرامانيان مونسامي (المحيط الهندي)
6 - السيد فيكا وليام مبيسان (جنوب أفريقيا)
7. السيد سيون أوجيدي (أفريقيا دون الإقليمية)

غائب عن الاعتذار:

السيد سيرج إيلونجا (أفريقيا غير الإقليمية)

كما حضر التراجع السيد باتريس ديسي (الرئيس التنفيذي المؤقت) والسيد أشوك راداكيسون (المستشار القانوني).

بعد الانتهاء من اجتماع مجلس الإدارة ، يود مجلس الإدارة إبلاغ المعلومات والقرارات التالية المتخذة خلال اجتماعه النهائي الذي عقد في المكتب الرئيسي لشركة AFRINIC في 26 أغسطس 2019.
يقر مجلس الإدارة بالتحديات التي تواجه AFRINIC ويعمل على اتباع نهج كلي للتصدي لها بفعالية. سيتم التواصل مع الأعضاء في الوقت المناسب. اتخذ مجلس الإدارة الإجراءات التالية:

1. قرر المجلس إصدار بيان ربع سنوي شامل يوضح أنشطته وإنجازاته. سوف يعالج البيان القضايا التي أثارها المجتمع وأصحاب المصلحة الآخرين وكذلك المسائل التي تؤثر على AFRINIC. هذا بالإضافة إلى أي بيان يراه ضروريًا لمعالجة الأمور الناشئة والعاجلة.
2. عقد مجلس الإدارة ندوة عبر الإنترنت في 26 أغسطس 2019 الساعة 09:00 صباحًا إلى 10:00 صباحًا بالتوقيت العالمي المنسق. كانت الندوة عبر الويب جزءًا من الجهود المبذولة لزيادة التواصل مع المجتمع من خلال مبادرة المشاركة المجتمعية التابعة للمجلس والتي عقدت جلستها الأولى في كمبالا ، أوغندا ، خلال قمة الإنترنت في إفريقيا 2019 (AIS19). كان المنتدى عبر الإنترنت بمثابة متابعة لجلسة المشاركة المجتمعية / مجلس المدينة التي عقدت في 20 يونيو 2019 في AIS19. سمح الندوة عبر الإنترنت للذين ليسوا في كمبالا وغيرهم بمشاركة مجلس الإدارة بآرائهم حول التحديات التي تواجه AFRINIC. تم تسجيل المشكلات أيضًا في تقرير حول اجتماع AFRINIC الخاص باجتماع هيئة التصنيع العسكري الذي تديره جمعية الإنترنت ، مكتب منطقة إفريقيا ، طاقم العمل. تمت مشاركة التقرير بالفعل مع المجتمع. على نطاق واسع ، ناقش مجلس الإدارة مع المجتمع مختلف التحديات التي تواجه AFRINIC ، وكيفية حلها. على وجه التحديد ، ناقش مجلس الإدارة البنود التالية واتفق عليها:
• يقوم مجلس الإدارة بمراجعة مؤشر السياسة التنظيمية ، وتحديد السياسات الداخلية والعامة بالإضافة إلى الاتفاق على السياسات التي يجب نشرها على الإنترنت لأعضاء المجتمع.

• قام مجلس الإدارة بمراجعة وإلغاء القرار 201411.211 بشأن سرية المعلومات التي تمت مناقشتها داخل المجلس للسماح بتفاعلات ومشاركة أفضل ومفتوحة بين المجلس وأعضاء المجتمع. وافق أعضاء مجلس الإدارة على أن القرار 201411.211 قد يعوق المديرين عن أداء واجباتهم الائتمانية ، وبالتالي قرروا أنه لن يطبق في المناقشات / المداولات المستقبلية. ومع ذلك ، فإن أي مناقشات تمت قبل إلغاء القرار 201411.211 ستظل مشمولة بأحكامه.

• سياسة تضارب المصالح موجودة الآن. يلتزم جميع المديرين بالسياسة وفقًا لأحكام القرار 201906.499 الذي يتطلب من أعضاء مجلس الإدارة إعلان أي تضارب في المصالح.
• تشاور مجلس الإدارة مع المجتمع ككل بشأن محتويات الخطة الاستراتيجية المقبلة ، وهي عملية جارية بالفعل. سيتم مشاركة الخطوط الزمنية مع المجتمع في الوقت المناسب. تقترب حياة الخطة الإستراتيجية الحالية (2016-2020) من نهايتها ، ويحرص مجلس الإدارة على إنشاء واحدة في أقرب وقت ممكن. مرة أخرى ، سيتم دعوة المجتمع للمساهمة في محتويات الخطة الإستراتيجية التالية حيث يسعى المجلس لتطوير وتنفيذ نهج أكثر شمولية وتشاركية في عمله. يهدف هذا إلى تعزيز الشفافية والمساءلة والثقة بين مجلس الإدارة وموظفي AFRINIC من جهة والمجتمع.

• يوجد اتصال مجلس الإدارة بلجنة الحوكمة ، ويتم تشجيع المجتمع على المشاركة مباشرة مع لجنة الحوكمة في الأمور ذات الاهتمام.

• تعمل لجنة الحوكمة على مراجعة اللوائح الحالية.

• لم يكن المجلس القانوني يعني تشجيع المجتمع على اللجوء إلى المحكمة بشأن القضايا المتعلقة بالاجتماع السنوي للأعضاء العام (AGMM). لقد قصد فقط توضيح أن الأعضاء يتمتعون بحرية طلب التعويض القانوني وفقًا لقانون الشركات بشأن الأمور المتعلقة بعقد AGMM.

• سيتم مراجعة إرشادات الانتخابات و NomCom.

• سيتم مشاركة تقرير عن انتخابات 2019 مع المجتمع في الوقت المناسب.

3. يعمل مجلس الإدارة حاليًا على وضع مبادئ توجيهية للانتخابات ستكون مسودتها جاهزة للتداول في أكتوبر 2019. سيتم السماح للمجتمع لمدة شهر باستجواب محتويات إرشادات الانتخابات. خلال هذه الفترة ، ستكون تعليقات / تعليقات المجتمع موضع ترحيب. سيتم دمج التعليقات / التعليقات في مسودة يتم مشاركتها مع الأعضاء خلال اجتماع AFRINIC 31 التالي المقرر عقده في لواندا ، أنجولا ، في الفترة من 2 إلى 6 ديسمبر 2019. وجهات نظر الأعضاء الحاضرين في الاجتماع ، والذين حضروا عن بعد ، سيتم أيضًا دمجها في الوثيقة النهائية ليتم اعتمادها من قِبل مجلس الإدارة وإصدارها بعد اجتماع AFRINIC 31.

4. أطلق مجلس الإدارة مبادرة إشراك أصحاب المصلحة. سيضمن ذلك ويشجع التفاعلات والاجتماعات المنتظمة والفعالة بين مختلف أصحاب المصلحة والمجلس.

5. أنشأ مجلس الإدارة عنوان بريد إلكتروني لمعالجة المشكلات المتعلقة بالمجتمع على وجه التحديد والتي تتطلب اهتمامًا عاجلاً من المجلس واستجابته. سيتعهد مجلس الإدارة بالرد على أي رسائل بريد إلكتروني موجهة إليه عبر العنوان في غضون خمسة أيام عمل. هذا لضمان حصول المجتمع وأصحاب المصلحة الآخرين على استجابات وتدخلات في الوقت المناسب لأي مشكلات عاجلة موجهة إلى المجلس. عنوان البريد الإلكتروني هو: board.enquiry@afrinic.net

6. تم تدريب أعضاء مجلس الإدارة الحاضرين في المنتجع على تقييم أداء المجلس. تهدف الدورة إلى تحسين قدرة أعضاء مجلس الإدارة وكفاءتهم وفعاليتهم في دورهم الرقابي وتقييم سياسات وعمليات AFRINIC. تم إجراء التدريب بواسطة ميسرين من معهد مديري موريشيوس.

7. قام مجلس الإدارة بتشكيل لجنة فنية داخل المجلس لمعالجة جميع المسائل الفنية.

8. عملية توظيف الرئيس التنفيذي لشركة AFRINIC التالية جارية. يعد مجلس الإدارة بالالتزام الصارم بالأطر الزمنية المنقحة التي تمت مشاركتها مع المجتمع في 17 أغسطس 2019. برجاء الاطلاع على الأسطر الزمنية على https://afrinic.net/2019-08-17-revised-timelines-for-afrinic-ceo-search .

9. ناقش مجلس الإدارة رسالة مكتوبة إليه من قبل هيئة اسم المجال za (ZADNA) بشأن عضوية مجلس إدارة السيد Vika William Mpisane الذي يمثل منطقة جنوب إفريقيا. تم الاتفاق على أن إنهاء عمل السيد مبيسان كرئيس تنفيذي لـ ZADNA لا يؤثر على وضعه كعضو في مجلس إدارة AFRINIC. بالإضافة إلى ذلك ، تم انتخاب السيد مبيسان بشكل شرعي للعمل في المجلس من قبل أعضاء AFRINIC ، ويلتزم المجلس التزاما صارما باللوائح الداخلية التي تتعامل مع كل من انتخاب وعزل أي عضو في المجلس.

موقعة من قبل
الدكتور كريستيان د
رئيس مجلس إدارة أفرينك